以计算机技术、网络技术为主导的现代信息技术，正以一日千里的速度向前发展。这种发展使人类社会的生产与生活方式开始了划时代的飞跃，同时也带动我们对传统的年鉴编纂方法、出版方式、传播途径进行改革创新。光盘是最新的文化载体，能融文本、图像、声音于一体，图文声像并茂，且容量大，携带方便；网络是最新的传播媒体，能跨越时空，实现资源共享，且传输快捷，传播范围广。年鉴出版光盘版，登载网络版，具有纸型版年鉴无法比拟的优势。我们只有把握机遇，顺应潮流，才能使年鉴事业永葆青春。

　　一、年鉴光盘版的制作

　　光盘版年鉴是一种应用多媒体技术和检索技术将纸型版年鉴的内容信息存储在光盘介质（CD-ROM、DVD-ROM）上的产品，可以通过计算机、电子阅读器或有类似功能的设备来阅读，它是纸型版年鉴向网络版年鉴发展的过渡形式。目前，全国地方志系统编纂出版年鉴的数量在不断增加，年鉴发展形势如火如荼。年鉴出版后普遍受到各级领导、科研机构和专家学者的好评。但由于纸型版年鉴出版周期长，印刷成本高，不便于使用和查阅，也不便于保存与携带，制约了社会各界读鉴、用鉴及年鉴编纂机构之间的交流，大大降低和限制了年鉴的实用价值和使用范围。依托于计算机技术和光盘技术的光盘版年鉴的出现，使传统年鉴开始跨上新的台阶。
　　1.光盘版年鉴的分类
　　对于年鉴版本的划分，从不同角度可以分为许多系列。比如按载体划分，可分为纸型版、胶卷版、磁带版、光盘版、网络版等；按表现形式划分，可分为图片版、音像版、电子版等。光盘版属于电子版类，因而人们通常也称作电子版年鉴或电子多媒体年鉴。光盘版年鉴以其编排表现方式又可划分为原版原式、图文数据两类。
　　原版原式光盘，即以文稿类纸型版年鉴为原型，按其原来版式进行编排，调阅时完全按年鉴原样显示。这类光盘又分为两种，一种是将年鉴全部内容扫描成图像或类似图像这种格式的文件，原版原式地输入、显示。这种形式的光盘，只能解决年鉴内容的电子显示问题，难以检索，使用不便。目前，数字化图书馆制作使用的图书光盘，如“超星” 电子图书光盘，即属此类。另一种格式虽然是将年鉴的文字、图表、照片等按原样放入CD只读光盘，但并不是简单地将年鉴直接扫描放入，年鉴中的每个字、词、图、照都可以热字处理或“超链接”方式，无限扩充相关的动画音像等资料。如“黄梅戏”之后可以隐藏黄梅戏选段和录像资料，每一个人名之后可以隐藏该人物的音像文字材料。使用者可以利用鼠标任意地进行快速检索和打印，因而必须在计算机上操作而不能在VCD、DVD机上使用。
　　图文数据光盘，即以图集画册和文稿类纸型版年鉴为基础，辅以音频、视频资料，用纯文本数据库方式重新编排录入CD只读光盘。这种光盘不是原版原式，形式变化多样，内容丰富多彩，检索功能较强，文字内容部分是纯文本格式，无字体、字号区别，其他各方面均同于原版原式类型。
　　2. 光盘版年鉴的制作要求
　　制作光盘版年鉴，在标准上讲求完整性、准确性、美观性、兼容性和应用性。
　　完整性包括内容的完整和结构的完整。从纸型版中选定内容后，应尽量保证其内容的完整性和丰富性，比如关于某些重大活动有图片和视频资料尽可选载，以弥补纸型版年鉴篇幅有限的不足。另外，结构必须完整，结构为片头、内容、片尾，各个页面之间须尽量保持连贯，不能出现无效链接——“死页”。
　　准确性是指确保文字的准确和系统的准确。由于出版用的北大方正或华光书版软件与光盘版制作软件不能无逢对接，中间有个转换过程，加之纸型版年鉴的原错，可能超出新闻出版署规定的错误率标准。除此之外，也还可能出现软件检索错误，即漏检或错检。所以，要严加核校，查错堵漏。
　　美观性是指界面要尽量符合美学的观点，既要时尚新颖，又要突出地方特色。一部光盘版年鉴的美观性直接影响年鉴的形象和读者的兴趣，是制作光盘版年鉴过程中一个十分重要的问题，需要特别加以注意。可将年鉴的文字、统计数据（表）、图片（照片）三大类资料和多媒体资料有机结合起来，在丰富年鉴信息含量的同时，给读者留下美的回味。
　　兼容性是指光盘适应的计算机环境，要“面向对象而设计”。既要适应主流的Windows操作系统，又要适应网络环境下的Windows NT操作系统，还要兼顾国产Linux操作系统。就是Windows操作系统，也要考虑到与Windows9X、Windows2000、Windows XP不同版本的兼容。
　　应用性是指光盘版年鉴的功能要完备，必须能够实现全文检索、文本编辑、图片浏览、视频播放等功能，尤其要在检索功能上下功夫，力争实现集全文检索、主题词检索、目录检索、图表内容检索等检索手段于一身的超强检索功能，方便光盘版年鉴在现实社会中的应用。
　　3.光盘版年鉴的制作出版
　　光盘版年鉴的制作与出版，与纸型版年鉴的印刷出版类似，需要编纂单位与制作单位和出版部门明确分工、相互配合、密切协作来共同完成。
　　在光盘制作单位和出版部门指导下，编纂单位首先通过调研确定下列意向：（1）选定类型，明确要制作原版原式还是图文数据类型；（2）确定年鉴光盘前的片头、片尾，即以什么形式开头、结尾，要着重从地方特色和年鉴文化含量考虑，争取收到引人入胜的效果；（3）确定内容资料形式、数量及编排显示方式；（4）提出检索、打印、缩放、翻页、移动等功能要求，可选择按目录检索、按页码检索、关键词检索、逻辑检索、全文检索、分卷检索及多种打印缩放、翻页移动方式的全部或部分；（5）确定热字扩展资料，尤其是音频、视频资料的内容、数量、类型及要求；（6）确定制作数量及包装要求等。其次，对光盘内容的文本、图片及音频、视频原型进行认真彻底的勘误，避免将错误带入光盘中。同时，搜集补充拟予扩充的资料，不管是文字资料、图照资料还是音频、视频资料，都要注意其时效性和质量。对所提供的纸型材料最好同时提供计算机软盘资料，这样既可避免出现新错，又可节约制作工时和费用。
　　出版部门认可的光盘制作单位主要负责制盘工作。首先，根据编纂单位意向和出版部门要求，通过软件选择或开发建立完善的软件技术平台。其次，进行文本录入和校对，要尽量使用编纂单位提供的年鉴软盘，其中无论是采取人工录入、校对，还是扫描转换、机器自动校对，都必须确保准确无误无遗漏。第三，对图表、音频、视频资料进行多媒体处理，设计出光盘片头、片尾部分，征求编纂单位意见后进行反复修改。第四，按照编排顺序链接光盘年鉴的各个部分，嵌接好各种热字隐藏资料，对各种功能进行仔细检查测试，直到完全符合要求。第五，在编纂单位和出版部门同意之后，将母盘交到指定厂家按规定批量压盘并包装。
　　光盘版年鉴文字部分内容的编辑可采用较普通的文字处理软件加工处理，如WPS、Word、方正书版软件等。对于已经录入计算机的年鉴内容，可直接导入电子出版物编辑软件，如Acrobat、PDFWriter等。已出版但没有保存电子资料的年鉴，可通过电子扫描仪扫描识别的方法来输入。在照片、图表上均可以继承纸型版年鉴的风格。随文附设的图照可采用扫描仪输入，通过Photoshop等专业图形图像处理软件进行编排、修饰，对原图照片有欠缺的地方可以进行修整，如增加背景、修改色差等，但必须保持图照的真实性。对多媒体资料可采用Adobe Premiere等软件来进行编辑、播放动画、视频。当这些文字、图照、音频、视频等都制成后，再对它们进行系统集成，把文字、图照、音频、视频等有机组合起来，创造出一个交互式强功能的电子多媒体版年鉴。
　　最后的正式出版，同传统的年鉴出版一样，光盘版年鉴的出版，也须通过有电子音像出版权的出版单位审核，其审核的内容包括文字、图照的政治性，准确性，制作设计的科学性以及光盘版年鉴的功能。审核通过后，出版社同意公开出版发行。如果纸型版与光盘版同时出版，光盘版年鉴可随书附送或附设，可采取一个出版社出版两种不同版型的年鉴。　　

　　二、年鉴网络版的制作

　　随着计算机网络用户数量的迅速增长，国际互联网的触角正伸向社会的每一个角落。年鉴要充分发挥其“资治、存史、教化”功能，并在当今信息化时代中占有一席之地，就必须将纸型版年鉴制作成网络版搬上国际互联网，让它走遍世界各地，进入千家万户。
　　网络版年鉴，即按照Internet的格式和要求设计的作为国际互联网上的信息资源的电子化年鉴形式，又称虚拟版年鉴。具体分为两种：一是年鉴网页（Html格式）形式，即将年鉴的类目、分目、条目按Internet的网络格式要求编排，可附录声音和动态画面，通过浏览器在网上浏览。二是年鉴数据库形式，即将年鉴的内容按一定设计思想建成一个大容量的能多角度检索的纯文本数据库，挂接在年鉴网站的主页上，供读者用浏览器浏览、查询、打印。
　　1.年鉴网页的制作
　　网页形式的年鉴，其实是在国际互联网上设置一个年鉴的主页，将年鉴的类目、分目、条目内容制作成网页，加以“超链接”，供读者在互联网上浏览。这种形式，基本上都是用Html语言编写的，制作简单，方便快捷，但检索起来不够方便。通过目前常用的FrontPage、Dreamweaver等网页制作软件都可加工、制作。
　　在制作年鉴主页时，首先要确定年鉴主页的风格，要拓宽思路设计出既能反映一地地方特色，又能反映当今时代特色的主页风格，给人以耳目一新、闭机难忘的感觉。然后再进行年鉴主页的框架设计，年鉴主页和网页之间的结构类似于纸型版年鉴的树型结构，一级辖一级，但通过“超链接”和设置“书签”，可以做到层层互通、级级相联。文字、音频、视频等文件的制作，都和多媒体光盘版年鉴的制作类似，如果在多媒体光盘版年鉴的基础上制作网络版年鉴，就非常容易了。
　　可采用CGI技术在年鉴主页上设置访问人数记数器和留言簿，使年鉴主页变成交互式网页，在年鉴编辑部和网上读者之间形成互动，便于掌握年鉴主页访问的情况，了解年鉴主页的受欢迎程度以及访问者对年鉴的评价和意见。还可以利用ASP和PHP技术，在年鉴主页上建立年鉴发行销售系统，可填写和接收在线表单，在网上向世界各地发售和交换年鉴，扩大年鉴的发行量，提高年鉴在国际、国内的社会影响。
　　另外，在忠实年鉴原始内容的基础上，可以利用多媒体计算机的独特功能，对年鉴内容进行深层次的挖掘，丰富其内涵。比如，大事记在纸型版年鉴中是用文字形式来记录的，而在年鉴网页中可以配以动态的摄影、摄像资料，再加上文字说明即标准普通话朗读，变成全年大事纪录片。特别是附录资料信息量大，能集中反映诸多内容，应重点加以开发，力求面广量大，形式活泼。
　　2.年鉴数据库的制作
　　网络版年鉴的数据库形式，实际上就是以数据库管理系统为平台管理年鉴内容，供人查询浏览。目前，制作数据库系统的开发软件较多，主要有：Foxbase、Foxpro、Ms-Access、SQLServer、Oracle、Sybase等，可根据数据库容量的大小、功能的强弱以及运行服务器的操作系统的情况选用不同的开发软件。
　　根据志鉴界普遍存在的用北大方正或华光激光照排系统出版年鉴的实际，采用TRS内容管理系列软件进行年鉴数据库的建设将是一个明智的选择。TRS内容管理系列软件提供从信息收集、加工整理、数据库建设管理、信息发布、全文检索到电子出版等系列功能；它还是目前国内唯一能够把北大方正或华光激光照排系统生成的只适用于照排系统进行输出的S2/PS文件高质量转换为能够适用于因特网的HTML /PDF 文件的软件，减少了纸型版年鉴内容再输入环节和扫描别识过程中所产生的错误、延误的时间、重复加工的费用。
　　开发建设年鉴数据库必须坚持质量原则、标准化原则、安全性与可扩展性原则。坚持质量原则，就是年鉴数据库无论是资料本身的质量，资料处理工作的质量，还是计算机系统软件、硬件的质量以及设计、操作人员的素质都必须是一流的。
　　坚持标准化原则，就是年鉴数据库系统的运行及文献资料分类排序均执行国家标准，以达到规范、标准、通用的要求。因为，年鉴数据库是一个开放型的为社会各界提供不同形式服务的新型服务系统，网络信息的共享、数据资料的对外交流十分频繁，不达到规范、标准、通用的要求，年鉴数据库将很快被淘汰。
　　坚持安全性与可扩展性原则，是因为年鉴数据库信息量巨大，各分库均为动态的、不断追加最新资料的在线数据库，系统的长期安全运行及信息资料备份保护格外重要，而且系统要随着信息量的增长，服务项目的增加，计算机技术的进步，不断扩展、升级，系统要有良好的兼容性和可扩展性。
　　3. 网络版年鉴的上网发布
　　网络版年鉴的上网发布，须要在国际互联网上建立具有独立域名的年鉴信息网站。其方式有两种：一种是服务器托管，即用WindowsNT、Novell、Unix、Linux等操作系统组建局域网服务器，再将制作完成的年鉴网页上载到服务器上，委托网络主管部门和有关网络组织进行网络管理和网页维护，此方法简便易行，但费用较高；一种是虚拟主机，租用政府网或其它服务型网站的服务器空间，再通过FTP软件将年鉴网页上传到该服务型网站的服务器上，进行远程发布、管理和维护。
　　网络版年鉴成功发布后，需要在报纸、电台、电视台等传统新闻媒体上大加宣传，开拓年鉴网站的读者群，扩大年鉴网站的影响。在网上，可以采用诸如“登陆奇兵”这样的搜索引擎登录软件，填写网站介绍和搜索“关键词”，申请加入世界著名的中、英文搜索引擎门户网站，如：新浪（sina）、搜狐（sohu）、网易（netease）、雅虎（yahoo）、waits、gopher、archie等。可以建立与国际、国内各类型年鉴网站的友情链接，扩大年鉴界的横向交流和网上年鉴读者的横向流动；也可以通过不同的免费主页网站（免费主页的容量小）发布年鉴的简介，再做一个超级链接，连接到自己的年鉴网站，提高年鉴网站的点击概率。另外，还可以利用电子邮件群发器向拥有电子邮件地址的用户普发年鉴网站内容和特点介绍的电子邮件，网罗年鉴网站的潜在读者。
　　所有工作完成后，年鉴网站的读者用户只要通过拨号上网，就可轻松地搜索到年鉴网站，轻轻一点“超链接”，即可访问年鉴网站的网页和年鉴数据库，浏览、查询年鉴内容，不再需要翻阅又厚又重的纸型版年鉴，就可更快捷地得到所需的信息，甚至可以下载、打印所需的信息资料。（原载《广西地方志》2002年第5 期）