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数字化:行业年鉴的创新道路与思考——以《中国建筑业年鉴》为例

作者:江苏锐德 2012/3/7 22:17:28 人气:
  行业年鉴是科学、客观地记载各行业发展情况、系统汇集上一年度重要文献信息,对某一行业或某一领域信息分类管理,使之系统化、条理化,是对信息进行分类整合并集成的工具书。它除了具有工具书收录广泛、编排系统、查阅方便等特点外,还具有资料权威、反映及时、连续出版、功能齐全等特点,是行业部门各级党政领导、科技、教育和管理工作者指导行业工作实践不可或缺的重要工具,是社会各界了解各行业和参与各行业建设的重要窗口。
  在当前经济全球化、文化多样化的大背景下,年鉴事业正处于一个重要的转型期和战略机遇期。作为记载本行业、本部门年度工作业绩和行业发展信息的载体,行业年鉴既应面向行业全面反映全行业发展的情况,也必须随着时代的变化,根据行业发展的需要,不断调整自己的视角和思路,不断改变自己的表现方式,突出重点、充实内容、开拓创新。《中国建筑业年鉴》在近些年的发展中,不断遇到一些问题,使我们感到:不改革、不创新,路就会越走越窄,必须加强对自身的研究并针对发现的问题开拓创新。在研究探索中发现,有些问题并不是《中国建筑业年鉴》所独有的问题,其中不少问题是年鉴界所面临的共同问题。我们应该针对年鉴界普遍存在的问题,努力找出一些有针对性的解决办法,弥补此前研究的不足。
  一、目前我国年鉴的发展现状及存在的问题
  我国的年鉴,有着近百年的历史。自  20世纪80年代至今,年鉴品种数量激增,年鉴出版总数约3100种。在自成体系的发展中,中国年鉴形成了自己的特质。但随着我国市场经济的逐渐成熟,加之年鉴自身存在的读者定位不明、体例缺少创新等问题,一些年鉴正遭受着市场经济的冲击和洗礼,至今约有900种年鉴停刊便是明证。①  究其原因,除体制不顺、领导不够重视等外部因素外,主要原因在于以下几点。
其一,目前年鉴内容具有很强的政府公报性质,这种“政府公报”的性质定位,使年鉴的读者群单一,主要面对的是社会管理者这样一个读者群,主要包括党政领导、机关工作人员、企事业单位管理者以及决策咨询研究人员。了解行业发展政策、动态信息是他们的共同需求。
大多数年鉴的服务宗旨和最大的功能是为当政者服务,很少贴近人民群众,如群众最需要的科技、商品、流通、产业、交通信息,年鉴都没有承载,人们无法从年鉴中获取所需信息。
其二,铺天盖地的广告,使年鉴失去吸引力。作为经济创收的一种手段,年鉴上刊登一些广告是允许而且必要的。但许多年鉴除了广告,几乎难以找到社会经济发展轨迹的照片。
其三,年鉴定价高。大多数年鉴价格一般都在百元以上,群众的经济能力无法承受。由于价格昂贵、不适应读者需要,销路不畅,未能向社会普及,限制了读者群。
其四,可读性差。许多年鉴味同嚼蜡,是资料和数据的堆砌,未能彰明事物的因果,难以吸引读者。
  二、行业年鉴创新的必要性与途径
  2001年,创新作为我国年鉴界普遍认识到的重要的发展战略,被提到应有的高度,“年鉴内容不创新,将不会有读者、不会有市场、不会有活力、不会有前途……只有推动整个年鉴界走上改革、创新之路,才有可能实现中国年鉴出版事业的第二次辉煌。”②  
  (一)行业年鉴创新的必要性
  行业年鉴如果不创新,千篇一律,总是一个老面孔,其生命力肯定不会长久,也不会编出有特点的精品年鉴。行业年鉴必须要创新,不创新就不能发展,但关键问题在于怎么创新。创新是一个不断提升的认识过程,是一个自我否定之否定的意识进步过程。创新的意识有两方面的意义:一是对现状的不满足,二是对未来发展趋势的前瞻。
  行业年鉴的创新来自于对年鉴的理性认识、环境对行业年鉴的要求以及目前行业年鉴面临的机遇和挑战等方面,还来自于对形势发展的高瞻远瞩,即对行业年鉴未来发展的科学预见。
  目前,大多数行业年鉴都是以对象记述为中心的,其着眼点是对行业、组织和事物的客观记述,不是根据读者需求而是根据记述对象需求进行定位。读者是第二位的,只能被动地对编纂成果进行选择使用,读者需求对行业年鉴信息的组合不起支配作用。以对象记述为中心的编纂模式虽然能在一定程度上适应读者的需求,但由于脱离读者实际需求,行业年鉴普遍发行困难。多数行业年鉴存在信息质量不高、存贮内容较为单一、篇幅过大、定价过高以及出版周期过长、检索功能不强等问题,这些问题使不少行业年鉴陷入困境,甚至出现被迫停刊的情况。
  目前行业年鉴形式和内容的刻板状况,不能适应经济和社会发展的要求,亟须变革。必须变革年鉴“方志型”的框架结构、“领导功劳簿、部门记事本”、“按政府工作机构划分类目”而导致年鉴信息缺失等状况,必须走创新发展之路。
  (二)行业年鉴创新的途径
  创新的途径之一是创新内容、体例等方面。《中国建筑业年鉴》创办于1983年,由建设部组织人员经过两年多的筹备后,于l985年出版了第一卷。之后,每两年出版一卷,从l994年开始改为一年一卷。最初,《中国建筑业年鉴》编委会由建设部各有关司局和国家各有关部委建设司局、各省(自治区、直辖市)建设厅(委)、国家统计局等部门领导组成。l999年,建设部决定根据部机构改革和职能转变的要求,按照部领导的意见,为持续稳定地编好《中国建筑业年鉴》,从1999年起将《中国建筑业年鉴》的编撰工作交给中国建筑业协会承担。
  年鉴出版工作由政府部门转移到行业组织,对《中国建筑业年鉴》来说是一个关键性转变。但随之在出版过程中遇到一些问题:一是出版资金问题。《中国建筑业年鉴》由全额拨款变为自筹资金出版。《中国建筑业年鉴》的发行量不高,销售年鉴的收入不足以支付编辑出版的费用;二是稿源问题。机构改革之后,有的部委被撤销,这个部委所管行业的建设信息就暂时断了来源。还有年鉴撰稿队伍新老衔接原因使有的单位无年鉴撰稿人,导致稿件断档;三是专业编辑人才缺乏。当时中国建筑业协会没有熟悉或了解年鉴编纂的人员,被指派做年鉴工作的同志对年鉴的性质、功能以及出版规律并不了解,专业不对口;四是发行量小。发行量不仅与年鉴的经济效益息息相关,还和年鉴的影响面有关。《中国建筑业年鉴》每年发行量大致在1000本左右,这与它所服务的建筑行业庞大的队伍相比,差距很大。这一方面反映了企业领导对年鉴的作用认识不够,另一方面也反映了年鉴的内容对读者缺少吸引力。
为了深入了解建筑业年鉴读者需求,解决年鉴内容与读者信息需求脱节的问题,《中国建筑业年鉴》编辑部根据存在的问题专门做过读者调查。并把读者反馈意见归纳整理为两大类:一类是内容上的问题,另一类是形式上的问题。整理如下表l。
  表  1 读者反馈问题分类统计表

内容方面
时效性
出版周期长、出版延期导致数据不够新、信息严重老化
实用性
信息笼统不具体、年度数据不连贯、实用性不强;行业焦点、热点问题不够突出;与读者工作和生活紧密相关的内容严重缺乏;信息密度不够
全面性
各年度资料缺乏连续性,部分数据收录不全
准确性
有些数据不够准确,有错别字
前瞻性
缺乏对行业的引导,分析预测较少
形式方面
便检性
检索途径单一,建议采用数据光盘检索
排版与版式
版式不够新颖,图表量少,有空白页
出版数字化网络化
出版电子版年鉴及网络版年鉴

  针对读者反馈的年鉴出刊时间晚,时效性差的问题。《中国建筑业年鉴》在保证质量的前提下,尽最大可能缩短了出版周期,增强了年鉴的时效性。年鉴一年一刊,不容更改,但应尽可能争取在出刊当年的年初出版,便于数据的及时应用。

  《中国建筑业年鉴》大力拓宽信息渠道,在“官方供稿”的基础上,组织一些行业专家、学者、编辑人员撰写部分稿件,解决稿件来源不足的问题。
  根据读者反馈的年鉴对行业反映不够全面的问题,比照国际、国内对建筑行业的界定和我国建筑业真实的经济活动范围,  2005年卷年鉴加入了有关建筑安装和建筑装饰、施工设备服务等内容。除此之外,还加强了与行业相关的教学、科研、咨询和行业中介组织介绍等内容。
  途径之二是走数字化出版之路。行业年鉴以密集、有序的信息,翔实、及时、全面、系统地汇集了行业本年度事物进展的资料,为人们全方位了解和研究行业的现状和发展趋势提供了重要依据,它对国民经济发展有重要的指导意义,但由于行业年鉴资源的分散性,年鉴传播渠道的狭窄,影响了其价值的充分体现。而行业年鉴走数字化出版之路、特别是编入“中国年鉴全文数据库”后,行业年鉴的传播渠道将扩大,利用率将大大提高,必将充分适应读者的需要,体现年鉴的价值。为了满足受众对行业数据的全面研究与分析需要, 2005年8月,《中国建筑业年鉴》编辑部委托专业团体开发研制了1985~2000年卷全文数据库回溯版光盘。该光盘使用先进的全文数据库检索技术,提供简单检索、表单式高级检索、日期检索、作者检索等多种便捷的检索方式,可以实现读者对《中国建筑业年鉴》1985~2000年各卷年鉴内容的全文检索和浏览。今后,《中国建筑业年鉴》将每年随印刷版年鉴推出配套的电子版光盘,以方便读者携带、快速检索,提高利用效率。
  《中国建筑业年鉴》还加入了中国年鉴资源全文数据库,依托数据库这个平台,充分扩大了年鉴的传播范围和知名度,不仅传播范围广,而且速度快,使读者不受时空限制快速、全面、准确检索文献信息,提高了年鉴的利用率,更好地为读者服务。
  同时,《中国建筑业年鉴》依托“中国建筑业协会网”,有关年鉴编辑的相关事务初步实现数字化。其一,组稿过程数字化。在中国建筑业协会网上有《中国建筑业年鉴》专门投稿人口,年鉴作者可以将稿件通过此入口投稿。《中国建筑业年鉴》的撰稿工作安排、出版计划等动态信息也通过此平台及时上网。其二,编辑过程数字化。基于  Internet网络化处理稿件,可以实现年鉴撰稿人在线投稿、年鉴编委会在线签收、在线查稿、在线修改稿、主编在线审稿、编辑在线办公,避免了Email的种种不便,同时大大提高了编辑的工作效率。年鉴作者或撰稿人通过中国建筑业协会网在线投稿后,其流程是年鉴编辑在线接收稿件——初审稿件——在线编辑——复审稿件——主编终审。作者网上投稿后有关稿件的信息、作者信息将被注册到数据库,包括稿件的编号、收稿日期、文题、作者及有关作者的各项信息等。编辑可对加入到数据库中的稿件,直接编辑加工,并可保留修改痕迹。加工好的稿件以Word格式存放在服务器上备用。其三,网上宣传及在线订阅,有关年鉴的编辑动态、出版信息及时上网,使读者和年鉴作者在第一时间知道年鉴出版信息,为发行工作做好准备。同时,在中国建筑业协会网上有《中国建筑业年鉴》在线订阅板块,读者可以在线填写订单进行订阅,包括《中国建筑业年鉴》数据库光盘在内的各历史卷年鉴。《中国建筑业年鉴》编委会发行人员可在线处理订单,把订单导入读者数据库,省去了录入订单的环节,节省了时间。
  三、行业年鉴数字化的必然性
  截至2005年12月31日,中国互联网信息中心(CCNIC)公布我国互联网上网用户总数已增长到1.11亿户。互联网的迅速发展,源自其独特的技术特性:一是数字化。任何信息都可以转化成数字进行加工处理;二是网络化。能把世界各地的用户“一网打尽”,形成及时互联互通;三是高速化。强大的处理能力和极高的传输速度,把距离和时间瞬间融化;四是互动性。改变了传统的单向传播方式,实现了双向互功;五是海量化。网络的带宽很大,存储设备的容量很大,为信息洪流提供了充足的快速通道和存储港湾。互联网从根本上改变了人们获取信息的方式。
  早在十几年前,年鉴界就有人提出“如果年鉴工作不抓住当前这场信息技术革命的极好时机,不加快年鉴编纂规范化、网络化和电子化建设,不开发年鉴电子产品的市场化,那就会出现落后于时代发展的危机。” ③  
  中国年鉴研究会会长许家康提到:“关于年鉴创新问题,大致可以概括出三条:一是特色化风格化,二是多样化系列化,三是数字化网络化。” ④  
2003年  3月17日至l9日,中国版协年鉴研究会在天津召开了一届三次常务理事会扩大会议,此次会议对2002年工作进行了总结。其中总结了2002年中国年鉴数字化、网络化进行的三项主要的工作,即“积极宣传、努力推广现代信息技术;创办中国年鉴网;研究制定了《中国年鉴数字化、网络化工程实施方案》。” ⑤  这是中国年鉴界数字化、网络化发展正式启动的标志。
  (一)行业年鉴数字化后的革命性变革
  形式上的变革。以前编辑年鉴靠的是“库房加书本”、“书柜加资料”,这已经不符合时代发展的潮流。今后年鉴编辑的趋势将是“网站加微机”、“硬件加软件”的“网上年鉴资料库”。
  以前年鉴多以文字、表格、地图、图片等为表达方式。数字化之后,增加了声音和影像形式,表现手法更加多样、生动,记述会更贴近事实,可读性也会大大增强。如《中国建筑业年鉴》在发行纸质版本的同时,还发行了电子版本,电子版中加进了背景图片、背景音乐,使阅读成为一种享受。
规模上的变革。目前的行业年鉴规模都很大,动辄几十万乃至上百万字,一本年鉴的页数至少在  500页以上。既厚又重,携带不便。由于受到页数限制,很多珍贵的资料不得不被舍弃,不能人编。材料的精简有其好处,在只能以纸质为载体的时代,这种取舍也是必要的。但精简后,有的事情不能人选,有的事情不能详写,还有的事情前因后果不能交代清楚,容易让人断章取义,不能了解历史真相,有违年鉴“记史”的责任。而行业年鉴数字化后,会突破传统纸质媒介的束缚,即使规模由100万字扩充到1 000万字,在存储、传播中也不会引起更多的不便。由于数字索引的应用,读者查找资料也不会浪费时间。
  检索的变革。传统行业年鉴通常采用横排竖写的方式,属于二维检索。对于纸质载体,这种方式无疑是最优的检索。但是在数字技术时代,检索可以扩大到三维或更多维。其应用类似于网站的搜索引擎,把需要找的几个要素层层搜索,层层筛选,能够很快找到最想要的材料。
  我们都有过这样的经验:一本经过千锤百炼编辑成的年鉴,出版印刷后,却又发现有些小错误,而年鉴再版的可能性又不大,十分可惜。数字化出版以后,对又发现的问题进行订正、勘误将变得相对简单易行。
    (二)年鉴数字化主要形式——电子版年鉴
  近年来,随着电子计算机技术的广泛应用,电子出版物也应运而生,这是继活字印刷术发明后,出版业最大的一次革命。
  电子化出版是把各类信息存贮在磁卡、磁带、磁盘和软盘、声像带、光盘  (CD-ROM)等载体上,制成全文数据库,这种出版物要借助于计算机才能阅读检索。我国不少年鉴的编辑出版工作已经做到,如《中国建筑业年鉴》出版了l985—2000年卷全文数据库回溯版光盘,可全文检索历年各卷数据,实现缩微化和视听化。
  行业年鉴走电子化道路是顺应时代发展的必由之路。行业年鉴系统汇集上一年度重要的文献信息,是逐年编纂、连续出版的资料性工具书。它具有资料权威、反映及时、连续出版、功能齐全的特点。工具性、资料性、现实性  (即年度性)是其本质屙|生,在这些性质中,工具性决定了行业年鉴主要是供查考之用,要求其必须收录完备,排列科学,内容浓缩并能多种途径检索。资料性和现实性,就是要及时反映在社会实践中出现的新事物、新问题,要有新意,有活力,对读者才能起到开阔视野、启迪思路、有所借鉴参考的作用,这就要求年鉴编辑既要大量收集新的信息资料,又要缩短出版周期。如果不进行创新走电子化道路,很难达到这种要求。
   (三)电子版年鉴的优势
  出版快捷,保证时效。书本式年鉴从收集资料到编辑加工、整理、编制各种索引,直至制版、印刷装订成书需要一个很长的周期。而电子版年鉴因为省去了制版、印刷、装订等加工环节,并在专门的电子版制作系统中对资料进行修改加工,非常方便容易,大大提高了出版速度,从而保证年鉴资料的时效性。
  检索方便,利于查考。电子版年鉴可以提供丰富的检索人口,有强大的检索功能。它除提供从栏目到标题进行逐级检索的途径外,还提供全文检索途径,即栏目、标题、人名、地名、关键词等均可作为检索入口。完善的检索系统保证了年鉴资料得以很好的利用,同时也保证了年鉴的工具查考性,提高了年鉴质量。同时,电子版年鉴可以按读者的检索需求显示检得内容,并提供即时打印功能,省去了读者手抄或复印的麻烦。
  光盘存贮,节省空间。一张直径  l2厘米的光盘可存贮近20部150万字的年鉴,即3000万字。如此大的容量将大大节省年鉴的保存空间。
易于拷贝,避免积压。纸质版年鉴必须按既定批量印制,印数很难掌握,容易造成脱销或积压。而电子版年鉴可根据购买者需要即时拷贝,不但可以避免年鉴的积压,还可以很方便地对年鉴的发行量作出统计。    
  便于建立大型数据库,实现资源共享。电子版年鉴在技术上和物质产品上都为进一步建立大型年鉴数据库做出了准备,为实现联机检索、为网络化出版打下基础。
  电子版年鉴有着许多纸质年鉴无可比拟的优势,它是适应信息时代的要求和年鉴自身特点而产生的,是未来年鉴发展的趋势。
  四  数字化对年鉴编辑提出新的要求  
  数字化、网络化出版将是21世纪年鉴出版发展的方向,这样一个时代,对年鉴编辑提出了更高的要求:需要编辑具有更强的创新意识和信息意识,并具有掌握运用计算机文字信息处理软件、数字应用技术等现代新技术手段的能力。
  一要有更强的创新意识。年鉴的生命力在于年鉴质量的提高,年鉴编辑只有不断进取、勇于探索、开拓创新,年鉴才能保持活力。年鉴编辑要自觉地在工作实践中,培养创新意识,发展创新思维,提高创新能力。要从市场经济大局出发,以市场的需求衡量年鉴,用受众的眼光审视年鉴,提高自身素质,切实改进年鉴工作。
  二要提高学习能力。创新是在原有基础上的突破,后人总要在前人成果的基础上继续前进。在知识日新月异、信息扑面而来的时代,我们要想有所前进,有所创新,就应该不断地学习。东北大学出版社总编辑郭爱民提出了建立“学习型出版企业”的主张,强调出版企业员工要终身学习、全员学习、全过程学习和能力学习。正如学习型组织的奠基人、英荷壳牌石油公司的董事阿里·德赫斯所说:“唯一持久的竞争优势就是具备比你的竞争对手学习得更快的能力。”要想做一名合格的年鉴编辑,就要不断学习,积极参与有关职业培训和再教育,与其他年鉴同行互相交流学习,特别是年鉴走数字化、网络化道路后,年鉴编辑要熟练应用网络、掌握现代信息技术、高科技知识,并熟练使用电脑、网络等工具。特别是年鉴在数字化出版过程中要求年鉴编辑应该具有  T型知识结构,既要有丰厚广博的知识储备,又要有所从事工作领域的专业知识;要学会捕捉信息、管理信息、售卖信息。
  三要转变观念,树立读者意识。要改于否定年鉴的“官书”性质,根据年鉴忠实记载史实的资料工具书和普通出版物的性质,确定年鉴的办刊宗旨~同所有工具书和出版物一样“为读者服务”。年鉴编纂人员要认真解决“为谁而编年鉴”的问题。解决此问题的首要条件就是不但要考虑读者及社会的近期需要,还要考虑长期需要,想到十年、二十年甚至一百年以后我们所编的年鉴是否会有价值,它所承担的社会责任是什么。这个问题解决了,年鉴束之高阁、不能走向市场和民众等问题就迎刃而解了。

  年鉴数字化会在形式、规模等方面带来一些改变,读者使用起来会更实用便捷;同时也能从根本上解决长期困扰年鉴出版社退货和库存积压等问题,从而节约成本,取得更大的经济效益。《中国建筑业年鉴》在数字化路上的一些创新实践也证明:行业年鉴要扩大影响,实现可持续发展,必须走数字化发展之路。

(本文摘自《中国地方志》2010增刊,作者:周景梅 王承玮
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注释:
  ①邸荣芬:《期待年鉴变变脸》,《出版参考》2006年第18期。
  ②许家康:《改革创新  继往开来》,《年鉴信息与研究》2001年第3期
  ③陈邦基、叶宝根:《面临一场新的革命——创办(杭州年鉴)(1994)电子版的思考》,《年鉴信息与研究》1995年第3期
  ④许家康:《年鉴的实用性、读者定位及创新方向》,《年鉴信息与研究》2003年第l期。
  ⑤《中国版协年鉴研究会一届三次常务理事会扩大会议纪要》,《年鉴信息与研究》2003年第2期。
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